クラウド会計で経理を効率化しよう！【freee取引の登録】
群馬県太田市の【ワリとフランクな税理士】涌井大輔です。
従来の会計ソフトでは簿記の知識があることを前提に、取引を仕訳で入力しました。
会計freeeでは仕訳入力というより、よくある取引をソフトに覚えさせて（登録して）経理を効率できるところに最大のメリットがあります。
ここでは、3つの基本的な登録方法をみていきます。
- 自動で経理
- 請求書の作成
- 取引の登録
自動で経理
freeeの真骨頂ともいえる自動で経理は、通帳（インターネットバンキング）やクレジットカードなどのオンラインデータで取り込める取引を、自動で日付・金額・取引内容の情報を取得してくれます。登録の流れは下記のとおりです。
- 口座、クレジットなどの情報登録
- 取引を取り込む
- 取引をみて勘定科目を設定する
- 毎月同じ取引なら「自動化」を選択して登録する
一番最初の登録は一つ一つ取引をチェックしていく必要がありますが、毎月発生する経費、例えば電気、電話、ガス、などの公共料金などは、一回登録しておけば、freeeが自動で勘定科目を推測して仕訳してくれます。もちろん、freeeが推測して提示してくれた勘定科目については修正もできます。
取引登録数が増えれば増えるほどfreeeの学習能力は向上するので、仕訳の精度も向上していく仕組みです。
例えば、
- 〇フトバンク⇒通信費
- 〇ウリシンブン⇒新聞図書費
- 〇〇保険⇒保険料
といった感じに推測してくれます。
複数行の取引がある場合
例：売上70,000円が3,000円割り引かれて、普通預金に67,000円入金になった。
1.［カンタン取引登録］タブの「複数行取引」にチェックを入れます。
2.［行を追加］ボタンをクリックして、取引の行を必要なだけ追加します。
取引金額から割引や手数料などを差し引きたい場合は、［控除・マイナス行を追加］ボタンをクリックして、マイナスの金額を入力する行を追加します。
- ［行を追加］で追加した行：金額は取引金額にプラスされる
- ［控除・マイナス行を追加］で追加した行：金額は取引金額からマイナスされる
3. 取引の合計金額と明細の金額が一致したら［登録］をクリックします。
なお、自動で経理はイメージでいうと入金になったら売上、支払ったら仕入れ、というような現金主義会計で最も威力を発揮するかと思います。
いわゆる発生主義で取引するには、次のように手動で経理をする必要があります。
請求書から掛け売上
freeeには請求書作成機能が搭載されています。
freeeで請求書を作成登録することで、
- 売掛金1,000/売上1,000
というような仕訳を自動でしてくれます。
請求書作成時に入金予定日も登録すれば、入金金額などの推測で掛け売上が入金されたと自動で経理が判断してくれます。
これで、売掛金の消込業務も完了します。
取引の登録
「自動で経理」、「請求書作成」でもできない取引の場合に使用しましょう。
主に現金取引の経費などかと思いますが、エクセルで経費帳を作成して、「自動で経理」に連動させることも可能です。
経理の自動化を主張するfreeeですので、できるだけ「取引の登録」からの手動入力はしないようにしましょう。
注意点
銀行間での預金口座振替には注意です。
二重仕訳をここでもしっかり自動でやってくれるので、一方の取引は削除する必要があります。
参考
タグの活用
freeeではタグを各取引に設定することができます。
タグは補助科目のようなもので、この売上はA会社、この売上はB社というという形で、取引の明細を記録してくれるものです。
取引先・品目・部門・メモという形で、取引ごとに複数のタグを設定することができます。
個人事業主ですと、自宅兼事務所の場合や車を事業用と個人用で兼用しているケースが多いかと思います。この場合、決算時に家事消費分を経費から除外する業務を行いますが、タグ付をしておけば、対象経費が一発で集計できるので、「兼用」などのタグをつけておくと後々が楽になるかと思います。
タグは付けすぎて複雑にせず、シンプルに自分で管理できるような形で活用していきましょう。
まずは、売上先、仕入先を管理する程度から始めるのが良いかと思います。
全自動登録
freeeが日々賢くなることはわかったし、経理を自動化してくれることもわかった。
でも、1年分のデータを一気に取り込んだ場合は、1つ1つ取引をみていくのか？という心配があります。
そこはご安心を。
例えば、電気、電話、新聞代など毎月勘定科目もタグもほぼ永久的に変わらないものについては、最初に登録したらそれ以降の「全件に自動登録」を適用することができます。
決算時に一気に経理する場合には重宝する技ですね。
まとめ
freeeであれば一つ一つの取引を仕訳でひたすら入力していく職人芸がなくても、経理をしていくことが可能です。
ただ、注意しなければならないのが、登録自体を間違えると、間違ったまま自動で経理されてしまいます。
普段は商品仕入れだけど、たまたま同じ仕入れ先から機械（固定資産）を購入した、という場合も注意が必要です。
freeeは経理を効率化してくれますが、最終的なチェックは必ずするようにしましょう。
今日もご覧いただきありがとうございました。
