クラウド会計で経理を効率化しよう！【freeeデータ連携できない経費（現金取引）の場合】
群馬県太田市の【ワリとフランクな税理士】涌井大輔です。
freeeを最大限メリットのある形で活用するには、極端なことを言えば、買い物は「全て事業専用のクレジット」にすることです。
これにより、より手作業による経費の業務が削減できます。
とはいえ、現実的にはクレジットカードが使用できないお店もあり、現金取引が生じるケースはあります。
ここでは、レシート・領収書から経費登録するケースをみていきます。
スマホから登録する場合
個人的にはスマホで写真を撮ってfreeeにアップロードする方法がオススメです。
隙間時間にfreeeアプリから写メ撮るだけですから。
バシバシ、アップロードだけしておいて、勘定科目などの登録は後でまとめてパソコンからしてもいいと思います。
手順は下記の通りです。
まずfreeeのアプリにログインしたらホーム画面が出ます。
そしたら、アップロードボタンを押して、レシート又は領収書の写真を撮りましょう。
写真を撮ったら「保存」を押します。
これで、「ファイルボックス」というレシート等が保存されるファイルに保存されました。
この段階ではデータが保存されただけで、経費の登録は完了していません。
そのまま、スマホで登録する場合は次に進みます。
もちろん、後でパソコンから登録することもできます。
スタバのレシートを撮ったら、「取引日」だけ入力されました。
その他必要な部分を入力します。
「勘定科目」「金額」「口座」「備考」を入力しました。
「口座」は事業用の現金で払ったのなら「現金」のままでOKです。
私はポケットマネーで払ったので、一応プラベード資金となっています。備考は備忘録的な感じで使ってください。
いつも同じ内容であれば、あえて記録する必要はないでしょう。
登録が完了すると、未登録から登録済みにデータが移動します。
ひたすら写真とってスマホで保存しておいてから、電車の移動時間とかでアップロード＆登録するのも効率的かもしれません。
ただ、写真撮ってそのまま忘れたということのないようにしましょう。
パソコンから登録する場合
スキャンや撮影したレシートをfreeeにアップロードして同期させます。
- 【取引】⇒【ファイルボックス】からデータをアップロードします。
（「未登録」タグからドラッグ＆ドロップでもOKです） - 日付、勘定科目、金額を確認、登録します。
- 「未登録」タグから「登録済」タグにレシートが移動したら完了です。
会計事務所に記帳を任せている場合には、データをアップして登録してもらうという方法もとれます。
これにより、レシート・領収書を会計事務所に送付したり、メールでデータを送る手間がなくなります。
ただ、個人的にはスキマ時間にスマホで写メした方が早い気がします。
Drop Boxから読み取ることもできます。
※取引詳細を見ると、レシートが添付資料として紐づけされますので、後の管理がラクになります。
レシート見ながら手入力する
急にアナログちっくになり、件数がある程度あると逆に時間がかかります。
正直面倒なのでオススメしませんが、
一応流れをみていきましょう。
- 【取引】⇒【取引を登録】を開きます。
- 「支出」を選択し、「現金」か「プライベート資金」を選択します。
- 取引日、勘定科目、金額を入力し、「支出を登録」で完了です。
（必要に応じて詳細を登録できます）
まとめ
現金取引の経費業務のポイントは「ためない」ことです。
ためてしまうと、経費＝面倒の式が定着してしまいます。
その都度か、一日の終わり、次の日の朝、など時間を決めて、先延ばしにしない習慣づけをしましょう。
少なくとも月に1回はレシートをまとめてアップロードして登録してしまいましょう。
エクセル経費帳から連携させる方法もありますが、個人的には余計な仕事とストレス、思考を「ためずに」すぐやることをオススメします！
今日もご覧いただきありがとうございました。
