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群馬県太田市のワリとフランクな税理士事務所

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税理士 涌井大輔事務所の代表税理士。 群馬県太田市在住。 経営支援を通じて、働く人達の笑顔と元気を増やす事に生きがいを持つ、わりとフランクな税理士。お客様直接対応に命を懸ける。 日本政策金融公庫を中心に、創業融資支援では『高確率&低金利&スムーズ』を実現し、お客様から高い評価と支持を得ている。 筋トレ、読書、経営話、ミスド、スタバ、笑顔、ワイン、哲学好きな隠れ情熱男子。判断基準『楽しいかどうか・やりたいかどうか』
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群馬県太田市の【ワリとフランクな税理士】涌井大輔です。

freeeを最大限メリットのある形で活用するには、極端なことを言えば、買い物は「全て事業専用のクレジット」にすることです。

これにより、より手作業による経費の業務が削減できます。

とはいえ、現実的にはクレジットカードが使用できないお店もあり、現金取引が生じるケースはあります。
ここでは、レシート・領収書から経費登録するケースをみていきます。

スマホから登録する場合

個人的にはスマホで写真を撮ってfreeeにアップロードする方法がオススメです
隙間時間にfreeeアプリから写メ撮るだけですから。

バシバシ、アップロードだけしておいて、勘定科目などの登録は後でまとめてパソコンからしてもいいと思います。
手順は下記の通りです。

image

まずfreeeのアプリにログインしたらホーム画面が出ます。
そしたら、アップロードボタンを押して、レシート又は領収書の写真を撮りましょう。

 

image写真を撮ったら「保存」を押します。
これで、「ファイルボックス」というレシート等が保存されるファイルに保存されました。

この段階ではデータが保存されただけで、経費の登録は完了していません。

そのまま、スマホで登録する場合は次に進みます。
もちろん、後でパソコンから登録することもできます。

 

imageスタバのレシートを撮ったら、「取引日」だけ入力されました。
その他必要な部分を入力します。

 

image「勘定科目」「金額」「口座」「備考」を入力しました。

「口座」は事業用の現金で払ったのなら「現金」のままでOKです。

私はポケットマネーで払ったので、一応プラベード資金となっています。備考は備忘録的な感じで使ってください。
いつも同じ内容であれば、あえて記録する必要はないでしょう。

image

登録が完了すると、未登録から登録済みにデータが移動します

ひたすら写真とってスマホで保存しておいてから、電車の移動時間とかでアップロード&登録するのも効率的かもしれません

ただ、写真撮ってそのまま忘れたということのないようにしましょう。

パソコンから登録する場合

スキャンや撮影したレシートをfreeeにアップロードして同期させます。

  1. 【取引】⇒【ファイルボックス】からデータをアップロードします。
    (「未登録」タグからドラッグ&ドロップでもOKです)
  2. 日付、勘定科目、金額を確認、登録します。
  3. 「未登録」タグから「登録済」タグにレシートが移動したら完了です。

 

会計事務所に記帳を任せている場合には、データをアップして登録してもらうという方法もとれます

これにより、レシート・領収書を会計事務所に送付したり、メールでデータを送る手間がなくなります。

ただ、個人的にはスキマ時間にスマホで写メした方が早い気がします
Drop Boxから読み取ることもできます。

※メモなどの詳細設定や修正は【ファイルボックス】からでも、【取引一覧】からでも可能です。
※取引詳細を見ると、レシートが添付資料として紐づけされますので、後の管理がラクになります。

レシート見ながら手入力する

急にアナログちっくになり、件数がある程度あると逆に時間がかかります

正直面倒なのでオススメしませんが、
一応流れをみていきましょう。

  1. 【取引】⇒【取引を登録】を開きます。
  2. 「支出」を選択し、「現金」か「プライベート資金」を選択します。
  3. 取引日、勘定科目、金額を入力し、「支出を登録」で完了です。
    (必要に応じて詳細を登録できます)

まとめ

現金取引の経費業務のポイントは「ためない」ことです

ためてしまうと、経費=面倒の式が定着してしまいます。

その都度か、一日の終わり、次の日の朝、など時間を決めて、先延ばしにしない習慣づけをしましょう

少なくとも月に1回はレシートをまとめてアップロードして登録してしまいましょう。

エクセル経費帳から連携させる方法もありますが、個人的には余計な仕事とストレス、思考を「ためずに」すぐやることをオススメします

今日もご覧いただきありがとうございました。

 

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税理士 涌井大輔事務所の代表税理士。 群馬県太田市在住。 経営支援を通じて、働く人達の笑顔と元気を増やす事に生きがいを持つ、わりとフランクな税理士。お客様直接対応に命を懸ける。 日本政策金融公庫を中心に、創業融資支援では『高確率&低金利&スムーズ』を実現し、お客様から高い評価と支持を得ている。 筋トレ、読書、経営話、ミスド、スタバ、笑顔、ワイン、哲学好きな隠れ情熱男子。判断基準『楽しいかどうか・やりたいかどうか』
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