電車など細かい交通費は交通費精算書を月ごとに作成すれば経理がラク！
群馬県太田市の【ワリとフランクな税理士】涌井大輔です。
個人事業主の方で、毎度交通費の帳簿をつけるのが面倒というケースは多いのではないでしょうか。
そのような場合は、月ごとに交通費精算書をつけて、合計額を帳簿に転記しても大丈夫です。
交通費は楽な方法で記帳する
営業や打合せ、研修で電車やバス、タクシーなど、仕事で様々な交通機関を利用しますよね。
都心部であれば公共交通機関、私が住んでいる群馬県太田市など地方の場合は車での移動が多くなります。
これらの仕事で使った交通費は必要経費となります。
勘定科目は「旅費交通費」でまとめます。
仕事によっては、交通費は毎日のように発生するでしょうから、その都度会計ソフトに入力するのは手間がかかります。
そこで、交通費は1週間単位、1ヶ月単位で交通費精算書につけておき、週末や月末など一定期間ごとに必要経費として精算することで、帳簿入力の回数を減らすことができます。
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交通費は月1回まとめて会計ソフトに入力してもOK！
短い移動の電車賃やバス代など、領収書の発行に手間がかかる交通費は「仕事で使った」ことを証明するために、日付、利用区間、金額、訪問先をはっきり記録・保存しておく必要があります。
交通費の数が多いと、一つ一つ会計ソフトに入力するのは手間がかかるので、交通費精算書を使って記録しておくとラクになります。
イメージは下記のような感じです。
交通費精算書をつけておけば、毎月1回合計額を会計ソフトに入力するだけでOKです。
1つ1つの交通費の摘要を入力する手間が省けます。
交通費精算書は文具店でも市販されていますし、インターネットでも無料ダウンロードすることもできます。
自作でも大丈夫なので、自分の好きなスタイルを選びましょう。
税理士わくい
交通費精算書に記載する際の注意点
最近ではSuicaやPASMOといった電子マネーで交通費を支払うことも多いかと思います。
電車賃も切符を購入した場合にくらべて割安になりますしね。
私も便利なのでよく利用するのですが、電子マネーは駅の売店や自販機、本を購入した場合など、交通費以外にも使えるので、特にプライベートのものが混じっていないか、シッカリ区別することが必要です。
公私混ぜて利用している場合は、自動券売機やインターネットで使用明細をプリントアウトして、振り分けるようにしましょう。
同じ混ざっているのでも、プライベート用でなく、事業で必要な書籍の購入費が混じっていた場合等は、同じ必要経費なので、金額が少額なら混じっていても許容範囲です。
気を付けるのはプライベート用が混ざっているかどうかとなります。
個人事業主の出張手当は必要経費にならない
従業員が遠方へ出張する際、交通費など実費以外に出張手当を支給することがあります。
出張手当は必要経費となります。
ただし、個人事業主本人の出張手当は認められず、必要経費とすることができません。
個人事業主が出張した場合は、交通費や宿泊費などの実費のみ、旅費交通費として必要経費にすることができます。
経費にしたい気持ちはわかりますけどね。。
税理士わくい
まとめ
フリーランスなど個人事業主の方は、気が付けば交通費の領収書だらけ、又は領収書がなくて交通費にいくら使ったわからない、ということもあるかと思います。
領収書がない場合は、交通費精算書にその都度記載はしておいて、月末に合計額をまとめて会計ソフトに入力しておくと、時間的にも精神的にもラクになるのでオススメです。
また、会計freeeなどクラウド会計を利用すれば、さらに手間を省く事も可能なので一度利用されてみるのもいいかと思います。
税理士 涌井大輔事務所は夢を持って創業される経営者様を応援しています！
今日もご覧いただきありがとうございました。
群馬県太田市の【ワリとフランクな税理士】涌井大輔でした。
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