大量買いした消耗品は年度内に使い切らなくても一括経費でOK！
事業所によってはファイルやボールペンなどの事務用品を大量買いすることがあります。
仮に、決算日直前に消耗品を購入して、事業年度内に使い切らなくても全額経費にしてOKです。
使い切らない分は原則資産計上する
ボールペンやファイルなどの事務用品や、切手・印紙などは事業所の規模によっては、ちょこまか買うのは面倒だったりします。
足りなくなったら、「毎回1万円分」、とか「毎回100本、100枚」といった感じで購入することがあります。
その場合、決算日までに使用しなかった消耗品については、経費として計上せず資産に計上するのが原則的考え方です。
例えば、1本100円のペンを10本購入し、決算日に9本未使用であれば、900円分は経費にせず資産に計上します。
商品を販売するビジネスであれば、期末に商品の棚卸しをします。
仕入れた分は全額経費になるわけでなく、売れた分だけが経費になります。
消耗品などの経費も基本的には同じ考え方をします。
切手も使った分だけ通信費にします。
翌年度使ったら翌年度分の経費になるわけです。
ただし、実務上そんなことをやっていたら、相当な手間がかかるので、消耗品などの経費については例外として簡便的な経理方法が認められています。
重要性が低ければ一括経費でOK！
ボールペンやファイル、切手や印紙などの事務用品や消耗品については、棚卸しをせずに事業年度内に一括経費にしても大丈夫です。いつでも買えるような物品で、金額が少額なものについては、決算に与える影響も低いことから、簡便的に購入時に一括経費にしてもいいことになっています。
会計的には重要性の原則といったりしますが、会計的に重要性が低いものは棚卸しをしなくてもOKな場合があります。
経理に人手が足りない個人事業主や小規模企業にとっては有難い経理方法です。
ただし、いくら金額が少額とはいえ、商品や製品については、必ず棚卸しをして売った分のみ原価として費用計上しなくてはならないので注意が必要です。
消耗品を一括経費にする３つの条件
消耗品など金額的にも重要性の低いものについては、期末に棚卸しをせずに購入時に一括経費にすることができます。ただし、次の３つの条件を満たしている必要があります。
- 毎期継続して購入している
- 毎期棚卸しせず購入時に全額経費にしている
- 毎期だいたい同じ金額、同じ量を購入している
毎期同じことをやっているというのがポイントです。
そして、決算に与える影響が低いというのもポイントです。
決算に大きく影響するようであれば、毎期同じことをやっていたとしても税務調査で指摘される可能性があります。
毎期継続して購入しないものは資産計上する
例えば、一定の購入額や利用回数まで達したら、お客様にクオカードをプレゼントするといった場合があります。
この場合、プレゼントした分は広告宣伝費で経費にできます。
細かく言うと消費税は非課税です。
ただし、未使用分は期末に貯蔵品として資産計上する必要があります。 クオカードの場合はポケットティッシュ等の粗品とは異なり、管理も煩雑ではなく、むしろあと何枚あるかシッカリ管理するかと思います。全部合わせれば金額も少額ではなくなりますので、この場合は未使用分は資産計上した方がいいでしょう。
ケースバイケースですが、簡便的に購入時に一括経費にできるものは、いつでも買えて高額でないものになります。
まとめ
小規模事業や中小企業は経理に時間を割くことが厳しい場合が多いかと思います。
そういった事業者のために、簡便的な経理方法があったります。
決算にさほど影響を与えないのであれば、簡便的な経理方法を採用して、本業に専念できる環境を整えていきましょう。
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