領収書がなくても、記録して証拠を残しておけば必要経費にできる！
支出したものを必要経費するには領収やレシート等の証拠書類を保管しておかなければなりません。
中には、レシートや領収書をもらい忘れたから経費にするのを諦める人がいます。
それって、非常にもったいないです。
実は領収書やレシートがない場合でも、記録して証拠を残すことで領収書やレシートの代用とすることができるのです。
領収書のもらい損ねで経費にするの諦めた経験ありますか？
個人事業主の方で一人で仕事をしているような場合には、ついうっかり、領収書やレシートをもらい損ねるということが一度や二度くらいはあるのでないでしょうか？
実は私も経験があります。
税理士わくい
ある日、コンビニで文房具を買いました。
普通にお会計を済ませ、店員さんは普通に「ありがとうございました！」対応。
その店員さんはレシートを渡すそぶりもなく、次のお客様の対応をされたので、流れでそのままレシートをもらわずに帰ってしまいました。。。
気が弱すぎですね！
スタッフA美
当時はまだ、会社員時代のレシートをもらわない癖がついていたので、「レシートください！」と言うのに慣れていなかった、というのもあります。
その他、郵便切手やコンビニでのコピー機の使用、電車賃の領収書発行忘れ、急いでいるときのタクシー代など、比較的金額が少額なものは、もらい忘れたという方が多いかと思います。
でも、ご安心ください。
領収書がなくても、きちんと記録して証拠を残しておけば、必要経費として認められます。
もらい損ねた領収書でもメモ書きがあればOK！
領収書やレシートをもらい損ねても諦めないでください。
領収書は、日付・金額・支払先・但し書（内容）があれば形式は問いません。つまり、自分でメモ書きにして残してもかまわないのです。
「確実に領収書をもらったのだけど紛失した」というケースも、もちろんOKです。
ただし、不自然な内容でなければというのが前提ですよ！悪用しないでくださいね。
税理士わくい
領収書のもらい損ねは出金伝票に記載する
ただし、単なるメモ書きよりは、キチンと体裁を整えた方が税務署に対する印象や信ぴょう性が高まります。
実際に、税務調査でお客様が出金伝票を付けているのを調査官が見た際、
「しっかりされてますね、素晴らしい」
調査官Ｃ太郎
と言っていました。
（調査官に褒められるために仕事をしているわけではないですが、褒められるとやはり嬉しいですし、お客様の印象が良くなるのが一番です）
これが、適当にメモ書きしただけだと、「ここの会社はジックリ見た方がいいな」と警戒モードが強まるのは、誰でも同じなのではないでしょうか。
具体的には、下記のように記載するとベターかと思います。
ポイントは、
- 一つの内容で1枚使う
- ボールペンなどで書く（鉛筆×）
書式はネットでダウウンロードもできますし、パソコンで自作してもOKです。
文具店にも売っているので、自分の好きなスタイルを選びましょう。
こんな時は出金伝票を使いましょう！
下記のように、領収書やレシートをもらい損ねた時は出金伝票を使いましょう。
▶こんなケースはありませんか？
- 取引先の葬儀で香典を渡した
- 取引先の結婚式でお祝いを渡した
- 取引先のお見舞い金を渡した
- 仕事関係者のために自販機でジュースを買った
- 電車、タクシー代などの交通費
- 取引先の接待で割勘にしたが領収書は別にしなかった
- 領収書をもらい忘れた
- 領収書をもらったけどなくした
- 領収書をもらえる雰囲気でなかった
交通費など月に発生する件数が多い場合は、月ごとに精算書をまとめてつくってもOKです！
税理士わくい
出金伝票を使う時の注意点
出金伝票を使うときに注意したいのが、実際に事業にかかった経費のみを、正直に書くということです。
これはレシートがあっても同じことがいえます。
これは自論ですが、やましさをもっていたら、その態度はお客様に必ず伝わります。
そういった視点からも、正直に記載したいものです。
もし、税務調査で嘘の伝票が1つでも見つかったものなら、他の出金伝票まで疑われる恐れがあります。
できれば、出金伝票だけでなく参考資料のような証拠があるとベターです。
例えば、香典を渡したなら葬儀の案内状などを一緒に保存しておきます。
また、何万円もするような備品を買った場合は、再発行してもらうなどの方法を取ったほうが無難でしょう。
なんでもかんでも出金伝票で代用しようという発想だけはやめましょう。
正確な日付で、会計ソフトなどの現金出納帳への記載も忘れないでください！
インターンけろ吉
まとめ
つい、うっかり領収書をもらい損ねたり、場合によっては領収書をもらいにくい、ということもあるかと思います。
そんな時は、出金伝票などに記録して証拠を残しておけば必要経費として認められます。
その際、疑われないように、事実を記載して、できるだけ参考資料などの証拠も一緒に残しておくことをオススメします。
税理士 涌井大輔事務所は夢を持って創業される経営者様を応援しています！
今日もご覧いただきありがとうございました。
群馬県太田市の【ワリとフランクな税理士】涌井大輔でした。
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【本日の一言】
どんなジャンルでも一生懸命頑張る人の姿は美しい。
【Good＆New】
商品開発が進んだ。
【小さなチャレンジ】
筋トレ、ジョギング再開した。
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