会社の会議進行を円滑にする３つのポイント！
「会議」って聞くとどんなことを思い浮かべるでしょうか？
時間の無駄、疲れる、単なる形式的集まり、そんな意見を聞くことは少なくありません。
会議を活発で有意義な時間にするには、司会進行の力量がモノを言います。
質の高い会議作りをするのが会議ファシリテーターです。
会議ファシリテーターとは？
会議というと幹部会議や営業会議、部門会議など会社によって様々な会議がありますが、どんな会議でも必ず「司会」や「進行役」がいるかと思います。
会議ファシリテーターは単なる会議の進行役でなく、「会議の目的（テーマ）を最大限果たすための進行役」というイメージです。そのため、
- 意見が出やすい雰囲気を作る
- 本題から外れないように舵を取る
- 参加者の意見をまとめたり分解する
などなど、参加者一人一人に目を配りながら、会議本来の目的達成のために場をコントロールすることが求められます。
例えるなら船を目的地に無事到着に導くために船員をまとめる船長のようなイメージ。
さらに言えば、船員達がまた同じ船に乗りたいと思わせる船長です。
この会議意味ある？って思った経験ありますか
たかだか会議と思われている方もいるかもしれませんが、会議の質によって組織全体の質や業績向上するかどうかが一目でわかります。
会議に参加された経験のある方なら一度はこんな経験があるのではないでしょうか？
「この会議意味ある？」
この言葉には下記のような非常に深い意味が込められています。
- 定例だから集まっているだけ
- 本題1割、雑談9割で会議終了
- 単なる事実の報告会となっている
- 最終的には「頑張ろう！」で終わる
- 発言する順番は力関係順
- 3割増しで空気が悪くなる
- 時間通りにスタートしない
- 必ずバトルになる人たちがいる
- どんどん意見言ってという割に、ほぼ否定される
- ここぞとばかりにみんな眉間にしわが寄っている
- 会議に参加すること自体に意義があると思っている人がいる
私は税理士ですが、企業と深く関わる立場からも会議に参加することはよくあります。
会議に出て感じることは、会議はその会社や組織の現実を表しているということです。
「みんな自分の意見を言わない！」という状況は、意見がでない組織風土や人間関係自体を疑う必要があります。
この会議意味ないよね！
ムー係長
と言われるほどリーダーにとって悲しいことはありません。
もっと言ってしまえば、会議で活発な意見がでない状況は、「うちの職場は雰囲気良くないよね」と社員スタッフから思われている可能性は否定できないのです。
会議ファシリテーション3つのポイント！
では質の高い会議はどのようにを作り出されるのでしょうか。
ここからは、私が様々な企業の会議に参加してわかった質の高い会議作りのポイントをまとめていきます。
まず始めに、会議ファシリテーター（司会進行）の役割を簡単に定義しておくと、「参加者の意見を活発にして、まとめる」ことといえます。
具体的に、どのように参加者の意見を活発にして、まとめていくのかについてですが、
そのために必要なポイントはざっくり3つあると考えます。
- 参加者が発言しやすい場を作る
- 参加者全員に目を配り意見を引出す
- 発言者ごとに態度を変えず常に中立である
以下、詳細をみていきましょう。
①参加者が発言しやすい場を作る
会議の参加者が発言しやすい場の空気作りをすることは、会議のスタートから終わりまで継続させるべき重要なベースとなる部分です。 発言しやすい場作り、音頭取りをするのが会議ファシリテーターです。会議ファシリテーターが場を盛り上げます。
場合によってはアイスブレイクとして場がなごむ軽いゲームをやったり、会議の合間に運動をするのも一つの手です。
その際重要なことは、誰よりもファシリテーター自身が最高の状態で楽しむことです。
「いい雰囲気で楽しんで意見言ってね」とファシリテーターが言っても、仏頂面でやらされ感満載のオーラが出ていたとしたら、参加者みんなテンションガタ落ちになります。
「何か気持ち悪いな」
「どう見ても発言できる雰囲気じゃないじゃん」
と思われるのがオチです。
急に会議の雰囲気を変えるのは少し抵抗があるなというのであれば、
冒頭に、
今までの会議のやり方は正直意味が無いので今日から変えまーす！
インターンけろ吉
と宣言してみるのもアリです。
ファシリテーターは誰よりも心と体の状態を整えて会議にのぞむことが求められます。
②参加者全員に目を配り意見を引出す
「この人何か言いたそうだな」と思えばその人に声をかけます。発言が強い人がいれば、発言者の言葉の確認を取りながら、表現を変えて参加者に伝えたりします。
意見が弱く話がまとまっていない人の場合は、
- 例えばどんなケースを想定している？
- まとめるとこんな感じかな？
とフォローを入れたりします。
大事なことは、発言者の意見を言いっぱなしにさせず、気まずい思いをさせず、必ずフォローを入れることです。
話が長くなりそうな場合は話しっぱなしにさせず、話を上手く中断させてまとめることも必要になるでしょう。
正にバラエティ番組の司会者になった気分で、合いの手やフォローを入れていくわけです。
③発言者ごとに態度を変えず常に中立
会議を行う目的は、経営者や幹部、発言が強い人達がひたすら決定を下したり、若手を見せしめにすることでもありません。 若手からベテランまで様々な階層の人たちが意見を出す場であるならば、ファシリテーターの立場は中立でなければなりません。ファシリテーターが発言者によって味方になったり敵になったりしたら、活発な意見は飛び交わないでしょう。
結果的に時間の無駄的な会議で終わることになります。
若手からすれば、「結局上の人達の意見が通って終わり」、
上司からすれば、「若手が意見を言わない」、
という負のスパイラルに陥るのがよくある会議のバッドケースです。
ザ・昔ながらの会議ですね。
スタッフA美
このような状況にならないためにも、ファシリテーターの役割は常に中立であることを明確にしておくことが大事です。
まとめ
どうしても会議は受け身になりがちです。
特に若手の社員からすれば、意見を言っても潰される、否定されて終わり、というトラウマができる場でもあります。
まあ、それも経験だよ、という意見もあるかもしれません。
ただ、その経験は会議で経験させなくてもいいのではないかというのが私の考えです。
会議の場の雰囲気を作る会議ファシリテーターは単なる司会進行ではありません。
経営を加速させる一手段として、会議運営の質の向上を図ってみてはいかがでしょうか。
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群馬県太田市の【ワリとフランクな税理士】涌井大輔でした。
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